Personalstrategie als Erfolgsfaktor für Unternehmen
Jedes Unternehmen sollte über eine Unternehmensstrategie verfügen, die sie zu ihren festgelegten Unternehmenszielen führt. Dabei ist neben der Produktions- und Vertriebsstrategie auch die Personalstrategie ein essenzieller Bestandteil des Gesamtkonzepts – wenn nicht sogar der wichtigste! Die Personalstrategie betrifft die wesentliche Ressource eines jeden Unternehmens, und zwar die Mitarbeiter. Sie umfasst den gesamten Personalbereich: von der Bewerbergewinnung über die Personalplanung bis zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Festgelegt wird die Personalstrategie in der Regel vom HR-Management, wobei auch die Geschäftsführung und die Abteilungsleiter oft an den Personal-Entscheidungen beteiligt sind.
Was ist eine Personalstrategie? Definition und Ziele
Die Personalstrategie, auch HR-Strategie oder strategisches Personalmanagement genannt, spielt sich in der Personalwirtschaft ab. So vielfältig wie jedes Unternehmen ist dabei auch die Personalstrategie – die Absichten, also was durch die HR-Strategie erreicht werden soll sowie die Umsetzung sind äußerst verschieden. Übergeordnete Ziele sind häufig jedoch, dass die Arbeit der Mitarbeiter effizienter verläuft, die Produktivität höher oder die Personalkosten geringer sind.
Welche Schwerpunkte sich ein Unternehmen darüber hinaus für die Personalstrategie setzt, hängt von den individuellen Stärken und Schwächen sowie den Zielen für die Zukunft ab. Eine Herausforderung in so gut wie jeder Branche ist zurzeit der Fachkräftemangel, sodass sich die Firmen immer mehr Gedanken darüber machen müssen, wie sie die geeigneten Bewerber gewinnen und qualifizierte Fachkräfte rechtzeitig beschaffen. Gleichzeitig stellt sich die Frage, wie diese Mitarbeiter an das Unternehmen gebunden werden können. Aber auch, wie die Zusammenarbeit gelingt.
Weiterhin ist es bezüglich der Personalstrategie entscheidend, über die Personalkosten nachzudenken und ein Gleichgewicht zwischen Personalunterdeckung oder -überdeckung zu finden. Die Fragestellung kann dann zum Beispiel lauten: Wie viele und welche Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen sollen wann und wo eingesetzt werden?
Personalstrategie: Wie geht man vor?
Wenn man als Unternehmen seine Personalstrategie planen möchte, sollte man sich über die beiden folgenden Aspekte im Klaren sein:
- Bevor eine Vorgehensweise geplant oder umgesetzt werden kann, müssen die Ziele feststehen.
- Eine Personalstrategie sollte immer langfristig angelegt sein.
Dass es keine Maßnahmen ohne festgelegte Absichten geben kann, ist offensichtlich. Die Langfristigkeit hängt unter anderem damit zusammen, dass es gerade heutzutage einige Wochen oder sogar Monate dauern kann, bis neue Mitarbeiter gewonnen werden können. Auch die Umstrukturierung des Personalbereichs kann Zeit in Anspruch nehmen.
Stehen die Ziele fest, dann ist es hilfreich, sich für die Entwicklung der Personalstrategie an den folgenden fünf Schritten zu orientieren:
In 5 Schritten zur geeigneten Personalstrategie
1. Ist-Zustand analysieren
Die Basis eines jedes Konzepts sollte die Analyse der Ausgangslage sein. Dabei gilt es, zum einen die internen Faktoren, zum anderen die externen Faktoren zu prüfen. Zu den internen zählt dabei alles, was sich innerhalb des Unternehmens abspielt, also z. B. den Grad der Personaldeckung zu prüfen. Zusätzlich sollten bei den externen Faktoren die jeweilige Branche, die relevanten Berufsbilder und der gesamte Arbeitsmarkt betrachtet werden. Daraus können Prognosen für die Zukunft abgeleitet werden, die man bei der Entwicklung der Personalstrategie beachten sollte.
Für die Ausgangsanalyse ist die Verwendung von Kennzahlen, wie die Zeit oder Kosten pro Einstellung, sicherlich hilfreich. Diese helfen außerdem dabei, einen Vergleich zwischen früherem und späterem Ist-Zustand durchzuführen – mehr dazu später unter Punkt 5.
2. Konkrete Ziele festlegen
Aus der Analyse lassen sich schließlich Ziele ableiten, die durch die Personalstrategie erreicht werden sollen. Hierbei gilt: Das Vorhaben muss so konkret wie möglich sein.
Ein Beispiel: „Kosten einsparen“ ist ein viel zu allgemein formuliertes Ziel. Stattdessen wäre es eine Möglichkeit, dieselbe Arbeit schneller zu absolvieren und dadurch die Personalkosten zu verringern. Die Zielformulierung könnte dann zum Beispiel lauten: „Projekt XY soll von den Mitarbeitenden A, B und C innerhalb von Z Arbeitstagen vollständig erledigt worden sein.“
3. Maßnahmen ableiten und planen
Im Anschluss daran sollten sich die Beteiligten überlegen, wie sie vom Ist- zum Soll-Zustand gelangen. Bleibt man beim obigen Beispiel, dann stellt sich also die Frage, wie das Projekt im Speziellen durchgeführt werden soll. Die Instrumente, Projektmitglieder und das verfügbare Budget sollten dabei unbedingt bedacht werden. Im Hinblick auf die Beteiligten ist unter anderem zu entscheiden, welche Fähigkeiten die Projektmitglieder mitbringen sollten.
4. Strategien umsetzen
Sobald die Theorie feststeht, geht es an die Umsetzung der Personalstrategie – was sicherlich die schwierigste Aufgabe von allen ist! Ein Tipp: Wenn man als Personaler merkt, dass die festgelegten Maßnahmen doch nicht erfolgsbringend sind, obwohl man sich viel von ihnen versprochen hat, dann sollte man kurzfristig reagieren und die Personalstrategie anpassen. Es gilt also, flexibel zu sein. Gleichzeitig ist es Aufgabe der HR-Abteilung, die Mitarbeitenden und die Geschäftsführung bei der neu entwickelten Geschäftsmethode zu unterstützen und sie bei Schwierigkeiten, die eventuell auftauchen, zu beraten.
5. Strategisches Controlling durchführen
Mit der Umsetzung der Maßnahmen hat es sich jedoch noch nicht getan, denn die Effektivität dieser muss auch geprüft werden. Hier kommen wieder die Indikatoren aus Punkt 1 ins Spiel: Beim strategischen Controlling werden die wichtigsten Kennzahlen miteinander verglichen. Hat sich beispielsweise die Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbessert, ist die Maßnahme als erfolgreich zu bewerten. Hat sich die Anzahl der Bewerber pro Stellenanzeige dagegen verringert, dann sollte die Personalstrategie noch einmal angepasst werden.
Das Wichtigste zur Personalstrategie zusammengefasst
Abschließend lässt sich sagen: Eine Personalstrategie zu entwickeln, ist wirklich keine leichte Aufgabe – und lässt sich definitiv nicht vom einen auf den anderen Tag erledigen! Anfangs sollten die Ziele festgelegt werden, auf deren Basis sich die Maßnahmen ableiten. Hierbei darf man nicht vergessen, so konkret wie möglich zu sein. Das erfordert natürlich Zeit und Ressourcen. Wenn die Personalstrategie dann aber erfolgreich ist, kann sie sich maßgeblich auf den Unternehmenserfolg auswirken.
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