Arbeitsorganisation und virtuelle Zusammenarbeit
Wussten Sie, dass es vor ziemlich genau zehn Jahren den ersten Nationalen Homeoffice Day in der Schweiz gab? Jedenfalls hat damals ganz bestimmt niemand geahnt, welche Bedeutung Homeoffice im Jahre 2020 bekommen würde. Auf einmal sind die Büros verwaist und viele arbeiten vom heimischen Schreibtisch aus. Allerdings konnten sich die wenigsten richtig darauf vorbereiten. Plötzlich aus den gewohnten Strukturen herausgerissen zu sein, stellt auch die Arbeitsorganisation auf den Kopf. Nicht nur, dass man nun Wege für die virtuelle Zusammenarbeit austüfteln muss. Überdies ist man auch persönlich gefordert. Denn so ein Arbeitstag zuhause hat seine ganz eigenen Tücken.
Erschwerte Kommunikation bei virtueller Zusammenarbeit
Arbeitsorganisation definiert unternehmensintern die Richtlinien im Hinblick auf Aufgaben, Zusammenarbeit, Arbeitszeit und den Einsatz von Arbeitsmitteln. Während man im Büro dahingehend eingespielt ist, muss sich ein virtuelles Team neu aufstellen. Das gilt insbesondere dann, wenn es bisher keine oder nur wenig Erfahrung mit Remote Work gibt.
Dezentrales Arbeiten kann die Kommunikation untereinander erschweren. Immerhin sieht man sich nicht und weiss nicht, ob die Kollegen gerade ansprechbar sind. Der Austausch untereinander findet vielmehr zumeist schriftlich statt. Was einerseits Freiräume schafft, weil man nicht gezwungen ist, immer sofort zu reagieren, ist andererseits auch hinderlich. Beispielsweise, wenn durch längere Wartezeiten Druck entsteht, falls man eine schnelle Rückmeldung braucht.
Daneben ist es schwierig, Stimmungen zu übermitteln oder zu erkennen. Gestik und Mimik sind wesentlicher Bestandteil unserer Kommunikation. Fehlen sie, werden Missverständnisse auf zwischenmenschlicher Ebene wahrscheinlicher. Daher braucht die virtuelle Zusammenarbeit nicht nur eine eigene Arbeitsorganisation. Sondern vor allem Geduld, Verständnis und Disziplin bei allen Beteiligten.
Mit Tools die Arbeitsorganisation erleichtern
Aber wie heisst es so schön – es gibt für alles eine Lösung! Programme, wie das gute, alte «Skype», «Zoom» oder «Google Hangouts» ermöglichen eine Face-to-Face Kommunikation auf virtueller Ebene. Solche Online-Meetings eignen sich sehr gut, um den Kontakt aufrecht zu erhalten und Arbeitsaufgaben abzustimmen. Dabei sollte man aber nicht vergessen, dass nicht jeder die Möglichkeit hat, sich für die Videokonferenz zurück zu ziehen. Umso mehr gilt es, nicht ungehalten zu reagieren, falls es am anderen Ende mal zu Störungen kommt. Eine regelmässige, gemeinsame virtuelle Auszeit, wo es auch mal nicht um die Arbeit geht, wirkt Isolationsgefühlen entgegen, die im Homeoffice schnell aufkommen können
Natürlich muss auch die eigentliche Arbeit organisiert werden. Das bedeutet, wie sonst auch, Ziele festzulegen, Aufgaben zu definieren und die Zusammenarbeit zu regeln. Für virtuelle Teams gibt es zahlreiche Tools, etwa «Slack» oder «Microsoft Teams» , mit denen man kommunizieren, Dokumente verwalten und Arbeitszeiten erfassen kann. Aber nicht alle sind im Umgang mit solchen Tools versiert. Damit ein Remote-Work-Konzept gelingt, ist es wichtig, sich für eine Lösung zu entscheiden, mit der alle gut zurechtkommen, die zum Arbeitsbereich und in den finanziellen Rahmen passt.
Auch im Homeoffice an Sicherheit und Datenschutz denken
Im Homeoffice sind Computer, Internet und Telefon die wohl wichtigsten Arbeitsmittel. Dass diese zur Verfügung stehen müssen, ist klar. Doch bei der Arbeitsorganisation kommt es nicht nur auf die technische Ausstattung an sich an. Im Zusammenhang mit deren Nutzung in Privaträumen ergeben sich weitere Fragen. Beispielsweise, ob der Privatgebrauch des Dienstrechners erlaubt ist. Oder aber, wie es um den Versicherungsschutz bei einer Beschädigung bestellt ist.
Daneben gibt es noch einen weiteren, wesentlichen Punkt. Sind Anwendungen, Betriebsgeheimnisse und personenbezogene Daten auch im Heimbüro genug abgesichert? Gerade Personaldienstleister haben ja viel Umgang mit sensiblen Informationen. Bewerberdaten, Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen. All das darf keinesfalls in die Hände von unbefugten Drittern gelangen. Im Rahmen der Arbeitsorganisation müssen hierzu Vorkehrungen – etwa VPN-Zugänge, Verschlüsselungssoftware, sichere Speicherorte – getroffen werden.
Arbeitsorganisation auf individueller Ebene
Ausserdem gehört zur virtuellen Zusammenarbeit auch die individuelle Arbeitsorganisation. Der Arbeitstag im Homeoffice ist ein ganz normaler Arbeitstag und sollte dementsprechend gestaltet werden. Sicherlich fällt das gerade zu Beginn nicht jedem leicht. Aber To-Do-Listen, regelmässige Pausen und sich selbst Prioritäten zu setzen, können helfen, dem Tag Struktur zu verleihen. Wenngleich viele dazu neigen, im Heimbüro länger zu arbeiten – Feierabend ist Feierabend. Das sollten besonders Führungskräfte berücksichtigen und nicht erwarten, dass Mitarbeitende rund um die Uhr zur Verfügung stehen.
Vielfach befürchten ja gerade Führungskräfte den Kontrollverlust, der mit dezentralem Arbeiten einhergeht. Doch ist diese Befürchtung gerechtfertigt? Viele Beispiele zeigen, dass virtuelle Führung keinen Helikopter-Boss und ständige Überwachung am Arbeitsplatz braucht. Stattdessen kommt es auf Vertrauen und die Art der Zusammenarbeit an. Wer seinen Mitarbeitenden Wertschätzung entgegenbringt und sich selbst als Teammitglied versteht, der kann auf Engagement auch in den eigenen vier Wänden zählen.
Remote Work als zukunftsfähiges Konzept
Alles in allem dürften grosse, international aufgestellte Unternehmen im Hinblick auf Remote Work gerade die Nase vorn haben. Aber das heisst noch lange nicht, dass die KMU bei der virtuellen Zusammenarbeit hinten anstehen müssen. Im Gegenteil – ist nicht gerade jetzt die richtige Zeit, Digitalisierungsprojekte anzustossen, anstelle immer wieder vor sich herzuschieben?
Ganz bestimmt ist es nicht immer leicht, eingefahrene Wege zu verlassen. Trotzdem zeigt sich gerade, was auf einmal alles geht, wenn man plötzlich vor neuen Herausforderungen steht. Zumindest sieht es so aus, dass die virtuelle Zusammenarbeit an Bedeutung gewinnen wird. Wer seine Arbeitsorganisation darauf ausrichtet, kann vielleicht in Zukunft davon profitieren. Immerhin ist die Möglichkeit, flexibel und agil arbeiten zu können, inzwischen ein Magnet für Bewerber.
