Personaldossier richtig anlegen & führen
Wie schliesst man in der Schweiz einen Arbeitsvertrag ab? Eigentlich gibt es dafür keine zwingende Vorschrift. Im Grunde genommen reicht also ein Handschlag. Aber wer macht das heutzutage noch? Schon aus Nachweisgründen und wegen der Rechtssicherheit wird inzwischen meist alles rund ums Arbeitsverhältnis schriftlich festgehalten. Und all diese Unterlagen landen dann beim Arbeitgeber im Personaldossier bzw. in der Personalakte. Dadurch können sich durchaus Probleme ergeben. Denn was gehört wirklich ins Personaldossier und was hat dort nichts zu suchen? Wer darf Einsicht in die Akte nehmen und was gilt im Hinblick auf den Datenschutz?
Warum wird ein Personaldossier geführt?
Dass ein Personaldossier angelegt wird, ist vom Kleinstbetrieb bis zum Grosskonzern üblich, obwohl eine Verpflichtung dazu eigentlich nicht besteht. Trotzdem muss man als Arbeitgeber bestimmte Dinge, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind, in Schriftform belegen. Das betrifft beispielsweise die Arbeitszeiterfassung oder Nachweise zu Lohn- und Sozialversicherungszahlungen. Vom Beginn bis zum Ende eines Arbeitsverhältnisses kann da einiges zusammen kommen. Und nicht nur das: Ferienzeiten, Krankentage, Verwarnungen und Angaben zu Führungsverhalten und Personalentwicklung spielen im Personalbereich auch eine Rolle. Es ist nahezu unmöglich, das alles einfach so im Blick zu behalten. Schon gar nicht, wenn man mehrere Mitarbeitende hat. Deshalb ist das Personaldossier ein sehr wichtiges organisatorisches Mittel für das Personalwesen. Es hat unter anderem eine Nachweisfunktion, wenn es um Referenzauskünfte und das Ausstellen von Zeugnissen geht oder sich ein Rechtsstreit anbahnt.
Welchen Inhalt hat das Personaldossier?
Darüber hinaus stellt es im Sinne des Gesetzes eine Datensammlung dar und unterliegt damit den Bestimmungen von Datenschutzgesetz (DSG) und Obligationenrecht (OR). Nach ↗ Art. 328b OR darf man als Arbeitgeber nur diejenigen Daten verarbeiten, die die Eignung des Mitarbeitenden für den Job betreffen oder die für die Durchführung des Arbeitsvertrags von Bedeutung sind. Das steckt dann schon den Rahmen für den Inhalt des Personaldossiers ab. Üblicherweise beinhaltet es:
Diese Unterlagen bilden eine Einheit, egal wo und wie man sie aufbewahrt. Die Anlage eines sogenannten «Schattendossiers» ist unzulässig. Darüber hinaus hat alles, was zur Privatspähre des Mitarbeitenden gehört, wie Angaben zu dessen Umfeld, persönlicher Einstellung und ähnliches, bei den Personalunterlagen nichts zu suchen.
Schon im Recruiting-Prozess übermittelt ein Kandidat durch seine Bewerberunterlagen erste Daten. Bereits jetzt kann man ein Personaldossier angelegen. Klappt es mit der Anstellung nicht, sind die Unterlagen zurückzugeben und weitere Daten zu vernichten. Ist der Vertrag unterzeichnet, gehören in die Personalakte nur solche Daten, die sich unmittelbar auf das Arbeitsverhältnis beziehen. Dabei sollte man den Inhalt regelmässig überprüfen und nicht mehr benötigte Daten entfernen. Das betrifft beispielsweise Verwarnungen oder Verweise, die nach einem gewissen Zeitablauf irrelevant werden.
Was versteht man unter einem Schattendossier?
Als Schattendossier wird eine parallel geführte Personalakte bezeichnet. Diese enthält Aufzeichnungen, die ohne Wissen des Mitarbeitenden gesammelt und archviert werden.
Was gilt beim Datenschutz?
Persönliche Daten gelten als besonders schützenswertes Gut. Deshalb darf das Personaldossier nicht für jedermann zugänglich sein. Der berechtigte Personenkreis besteht in der Regel aus der Personalabteilung, der Geschäftsleitung und dem unmittelbaren Vorgesetzten. Gemäss ↗ Art. 7 DSG sind personenbezogene Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Dazu muss der Arbeitgeber, je nachdem, wie die Personalunterlagen verwaltet werden, geeignete Massnahmen treffen. Sei es durch einen abschliessbaren Aktenschrank oder die entsprechende Absicherung von EDV-Systemen.
Derjenige, der Daten erhebt und verarbeitet, ist verpflichtet, regelmässig deren Richtigkeit zu prüfen. Unrichtige Angaben müssen, vor allem auf Verlangen des Betroffenen, berichtigt werden. Auskünfte an Dritte, wie etwa im Fall einer Referenz, dürfen nicht ohne Zustimmung erfolgen. Eine Ausnahme gilt, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Datenweitergabe an die öffentliche Verwaltung besteht.
Ein Mitarbeitender hat gemäss ↗ Art. 8 DSG jederzeit das Recht auf Auskunft zu den über ihn bestehenden Daten. Eine solche Auskunft muss er beim Arbeitgeber beantragen. Aber Auskunft bedeutet nicht zugleich Einsicht. Denn auf einiges, wie etwa persönliche Notizen des Vorgesetzen oder auf Daten zur Arbeitszeiterfassung, erstreckt sich das Auskunftsrecht nicht. Deshalb wird eine vom Mitarbeitenden erwünschte Auskunft innert 30 Tagen ab Antragstellung schriftlich, etwa in Form von Kopien, erteilt.
Papier ist out, digital ist in – Das elektronische Personaldossier
In welcher Form man ein Personaldossier anlegt, ist unerheblich. Das geht auf dem Papier ebenso, wie mittels einer entsprechenden Software. Dabei wird ersteres immer noch viel praktiziert. Papier ist zwar bekanntlich geduldig, aber auch etwas umständlich zu handhaben und beansprucht Platz. Moderne Computerprogramme bieten viele verschiedene Funktionen, die die Aktenführung effizienter machen. Darum empfiehlt es sich auch für kleine Unternehmen, die über wenig Ressourcen für ihr Personalwesen verfügen, langfristig auf EDV umzustellen.
Die Umstellung erfordert aber zunächst einigen Aufwand und grosse Sorgfalt. Die in Papierform vorhandenen Unterlagen müssen eingescannt werden. Dafür muss das Programm so gestaltet sein, dass nachträgliche Änderungen an den eingescannten Daten unmöglich sind. Genauso ist darauf zu achten, dass während der Umstellung keine Daten verloren gehen noch entwendet werden können.
Aufbewahrungsfrist in der Schweiz für Unterlagen aus dem Personaldossier
Wenn ein Arbeitsverhältnis, aus welchen Gründen auch immer, endet, stellt sich die Frage: Was geschieht mit dem Personaldossier? Immerhin hat es ja nun seinen Zweck erfüllt und müsste vernichtet werden. Doch nach Ende einer Anstellung können Fragen oder Probleme auftauchen, für deren Klärung man Informationen aus dem Personaldossier braucht. Gibt es eine generelle Aufbewahrungsfrist in der Schweiz? Diese Frage lässt sich nicht ganz eindeutig beantworten. Eine gesetzliche Regelung, die explizit eine Aufbewahrungsfrist für das Personaldossier vorsieht, existiert nicht.
Allerdings unterliegen (gegenseitige) Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis bestimmten Verjährungsfristen. So verjähren etwa Lohnansprüche nach 5 Jahren, der Anspruch auf ein Zeugnis nach 10 Jahren. Außerdem besteht für bestimmte Daten aus steuerlichen Gründen eine Aufbewahrungspflicht von ebenfalls 10 Jahren. Im Grunde genommen bedeutet das, dass man das Personaldossier ebenfalls so lange aufbewahren muss bzw. sollte. Jedenfalls, was Daten betrifft, die für die Geltendmachung von Ansprüchen von Bedeutung sind sowie jene, für die eine Aufbewahrungspflicht gilt.
Selten, aber unschön – Ungefragte Personaldossiers
Es kommt nicht häufig vor, passiert aber dennoch immer wieder einmal. Personalvermittler durchforsten gezielt Stellenanzeigen und übersenden dann ungefragt die Personaldossiers geeigneter Kandidaten. Kommt ein Vertrag zustande, verlangen sie ein Vermittlungshonorar, obwohl sie gar keinen Auftrag hatten. Manch Unternehmen beisst in den sauren Apfel und zahlt, um einer Beitreibung zu entgehen und einen daraus resultierenden zeitraubenden Rechtsstreit zu vermeiden. Es gelingt nämlich nicht immer ohne weiteres nachzuweisen, dass die Anstellung nichts mit dem ungefragt eingereichten Personaldossier zu tun hatte. Ein solches Vorgehen wirft ein schlechtes Licht auf die ganze Branche. Die Folge: Betriebe verzichten bei der Kandidatensuche lieber auf die Unterstützung externer Personalprofis. Ein seriöser Personaldienstleister jedenfalls handelt niemals ohne konkreten Auftrag!
Fotos: Iwona Castiello d’Antonio | Sear Greyson | unsplash.con
