Telefoninterview – Tipps für Recruiter
Das Internet ist voll von Tipps rund um die Themen Bewerberunterlagen, Telefoninterview oder persönliches Vorstellungsgespräch. Und die allermeisten dieser Tipps richten sich an die Bewerberseite. Warum eigentlich? Natürlich kann man den Standpunkt vertreten, dass solche Themen für Recruiter zum Arbeitsalltag gehören und sie ihr Handwerkszeug quasi im Schlaf beherrschen. Aber wenn das so ist, weshalb finden sich dann auf einschlägigen Portalen für Arbeitgeberbewertungen immer wieder negative Berichte über den Bewerbungsprozess? Vergessen Unternehmen manchmal, dass umgekehrt auch sie sich bei Jobinteressenten bewerben müssen? Für ein Telefoninterview gilt das einmal mehr, weil es nämlich nicht ganz einfach ist, am Telefon richtig und gut zu kommunizieren.
Wann wird ein Telefoninterview durchgeführt?
Telefonisch mit Bewerbern Kontakt aufzunehmen, ist auch bei Personaldienstleistern gang und gäbe. Dabei dient ein Telefoninterview sehr oft als Instrument zur Vorauswahl. Die Recruiter verschaffen sich auf diese Weise einen ersten persönlichen Eindruck vom potenziellen neuen Mitarbeitenden. Sie nutzen den Anruf für Nachfragen oder um herauszufinden, wie sich Bewerber im Gespräch generell so machen. In manchen Branchen und Unternehmen sind Telefoninterviews fester Bestandteil bei der Personalbeschaffung. Beispielsweise, wenn es um Jobs geht, in denen ein gekonnter Auftritt am Telefon Voraussetzung ist. Ausserdem greifen Personalverantwortliche gern für den Fall zum Hörer, dass ein möglicher Kandidat weiter entfernt wohnt. Während der Corona-Pandemie hat das eine oder andere Telefoninterview bestimmt sogar ein Gespräch direkt vor Ort komplett ersetzt.
Kleiner Telefoninterview Leitfaden
Falls Bewerber wissen, dass sie angerufen werden, bereiten sie sich meist sorgfältig auf das Telefoninterview vor. Und die Recruiter? Auch sie sollten sich einige Tipps zu Herzen nehmen. Denn geht es um die Besetzung einer offenen Position, sind sie in dem Augenblick das Aushängeschild ihres Unternehmens bzw. ihres Kunden. Und für den ersten Eindruck gibt es ja bekanntlich keine zweite Chance. Zu Beginn steht oft die Frage im Raum: Wer ruft an? Das ist – zu einem vorher vereinbarten Termin – der Recruiter. Unangekündigt anzurufen, stellt zwar eine Möglichkeit dar, zu testen, wie Bewerber auf eine unerwartete Situation reagieren. Von dieser etwas unsportlichen Variante sollte man aber lieber Abstand nehmen und dem Bewerber die Chance einräumen, sich auf das Gespräch einzustellen.
Wie geht man ans Telefoninterview?
Für die Vorbereitung auf ein Telefoninterview ist es hilfreich, sich eines bewusst zu machen: Man sieht seinen Gesprächspartner nicht. Es kommt also einzig und allein auf das gesprochene Wort und den Stimmklang an. Für Recruiter ist an vielen Stellen in einem Jobinterview die Körpersprache eines Bewerbers von besonderer Bedeutung – das allerdings fällt weg. Doch schon die Stimme allein kann eine Menge transportieren und einem einiges verraten. Das gilt umgekehrt genauso und der Bewerber wird erkennen, ob der Recruiter aufmerksam zuhört oder gelangweilt und unkonzentriert wirkt. Deshalb sollte es selbstverständlich sein, sich beim Gespräch voll und ganz auf sein unsichtbares Gegenüber zu fokussieren.
Daneben gibt es noch ein paar andere Dinge, die zur Vorbereitung dazu gehören. Was möchte man konkret beim Telefontermin erreichen? Welche Fragen will man stellen? Daran orientiert sich unter anderem der Zeitrahmen. Und den teilt man dem Bewerber am besten schon bei der Terminvereinbarung, spätestens aber zu Beginn des Interviews, mit. So banal es klingt: Niemand wird bei einem wichtigen Gespräch gern gestört. Darum müssen Kollegen oder Familienmitglieder – falls man im Homeoffice sitzt – unbedingt Bescheid wissen, dass Ruhe erforderlich ist. Übrigens: Die beste Gesprächsqualität bietet immer noch das Festnetztelefon und sollte daher möglichst die erste Wahl sein.
Checkliste: Telefoninterview vorbereiten
Was fragt man beim Telefoninterview?
Nicht alle Fragen sind für das Telefoninterview geeignet und – wie im persönlichen Vorstellungsgespräch auch – nicht alles ist erlaubt. Zur letzteren Kategorie gehören Fragen, die auf das private Umfeld, die Weltanschauung des Interviewpartners oder ähnliches abzielen. Das wissen Recruiter sehr wohl, aber man kann es nicht genug betonen. Denn es gibt leider immer wieder Fälle, wo so etwas nicht ganz genau genommen wird. Fragen, bei deren Beantwortung Körpersprache oder direkte Reaktion eine Rolle spielen, darf man beim Telefoninterview getrost weglassen. Gut geeignet sind Fragen, die sich unmittelbar auf die fachlichen Qualifikationen, die berufliche Laufbahn oder aber die aktuelle Position beziehen. Das Telefoninterview eignet sich auch für allgemeine Nachfragen, etwa zu Fremdsprachenkenntnissen oder Gehaltsvorstellung. Wie können solche Fragen aussehen?
Beispielfragen fürs telefonische Jobinterview
Wie läuft das Telefoninterview ab?
Erst einmal heisst es, zum vereinbarten Termin wirklich pünktlich anzurufen. Kommt etwas dazwischen, was ja immer mal passieren kann, verdient der Bewerber auf jeden Fall umgehend eine Nachricht. Denn auf Bewerberseite verursacht es grosse Verunsicherung, wenn der angekündigte Anruf ausbleibt. Zu Beginn des Gesprächs sollte man sich selbst vorstellen und noch einmal Zweck und Ablauf des Anrufs kurz umreissen.
Ein bisschen Smalltalk eignet sich für den Einstieg und lockert die Atmosphäre. Während des Telefoninterviews gilt es, gut zuzuhören und – sofern der Gesprächspartner nicht zu ausufernd wird – diesen nicht zu unterbrechen. Hin und wieder ein akustisches Kopfnicken einzustreuen, signalisiert der anderen Seite, dass man bei der Sache ist und hat eine positive Wirkung. Aber Vorsicht: Immer nur «Hmm» oder «Aha» zu sagen, kann schnell langweilig oder gar nervig werden. Dafür darf man gern und oft lächeln. Auch wenn man sich nicht sieht: Ein Lächeln nimmt der Gesprächspartner selbst am Telefon war.
Ein Telefoninterview hat nicht nur zum Ziel, dem Bewerber Fragen zu stellen. Dieser sollte ebenfalls Gelegenheit bekommen, seinerseits fragen zu dürfen. Für Recruiter ist das durchaus wichtig. Sie können daran nämlich erkennen, wie intensiv sich der Interviewpartner mit dem Stellenangebot und dem Unternehmen beschäftigt hat. Das liefert zusätzliche Informationen zur Motivation auf Bewerberseite. Hierzu sollte man im Vorfeld schon einen Zeitpuffer einplanen – vor allem dann, wenn man mehrere Telefoninterviews hintereinander führen will. Das Telefoninterview sollte auf jeden Fall mit einer verbindlichen Zusage, bis wann der Bewerber mit einem Feedback rechnen darf, enden.
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Was passiert nach dem Telefoninterview?
Was keinesfalls passieren sollte: Sofort im Überschwang eine Zusage geben oder sich gar nicht mehr melden. Ersteres ist denjenigen gegenüber unfair, die eigentlich noch angerufen werden sollen. Zweiteres zeugt nicht gerade von grosser Wertschätzung für die Bewerberseite und wird sich sehr negativ auf die Candidate Experience auswirken. Und das wiederum schadet nicht zuletzt dem eigenen Image.
Die Erkenntnisse aus dem Telefongespräch hält man schriftlich fest und pflegt sie – falls vorhanden – zeitnah ins Bewerbermanagement-System ein. Eine Entscheidung über die nächsten Schritte sollte final erst dann fallen, wenn man auch wirklich mit allen gesprochen hat, die eine Einladung zum Telefoninterview bekommen haben.
Fazit
Das Telefoninterview ist ein wichtiges Instrument der Personalgewinnung. Es bietet sowohl Recruitern als auch Bewerbern die Chance, sich auf unkomplizierte Weise kennenzulernen und auszuloten, »ob’s passt«. Das spart für beide Seiten Zeit, Anfahrtswege und Kosten. Recruiter können bereits eine Vorauswahl treffen, was den Aufwand für persönliche Vorstellungsgespräche erheblich reduziert. Zwar fehlen im Gespräch Gestik und Mimik und telefonisch lässt sich meist nicht alles klären. Dennoch: Ein gut geführtes Telefoninterview verschafft Personalverantwortlichen wertvolle Erkenntnisse und sorgt auf Kandidatenseite für einen angenehmen Bewerbungsprozess.
