Recruiting-Prozess: Phasen, Dauer & Optimierung
In den zurückliegenden Jahren gab es im Recruiting diverse Veränderungen. Aufgrund des sich immer weiter verstärkenden Trends zur Digitalisierung sind neue Recruiting-Kanäle und Alternativen bei der Kandidatenansprache hinzugekommen. Dennoch ist der eigentliche Recruiting-Prozess im Wesentlichen gleich geblieben und durchläuft nach wie vor bestimmte Phasen. Mittlerweile hat sich die Lage auf dem Stellenmarkt verschoben und es wird – unter anderem durch den Fachkräftemangel – keineswegs einfacher, neue Mitarbeitende zu finden. Ein gut strukturierter Recruiting-Prozess kann viel zu einer positiven Candidate Experience beitragen und die Personalbeschaffung effizienter machen.
Qualifizierte, engagierte und motivierte Mitarbeitende sind zweifelsohne eine wichtige Basis für den wirtschaftlichen Erfolg in jedem Unternehmen. Wer eine offene Stelle besetzen will, muss bei der Personalauswahl Sorgfalt walten lassen, um passende Bewerber finden und schliesslich den am besten geeigneten Kandidaten einstellen zu können. Dazu sind in der Regel mehrere Schritte notwendig:
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Anhand der einzelnen Phasen im Recruiting-Prozess wird schnell klar, dass die Personalsuche nicht innert weniger Tage über die Bühne gehen kann. Nicht selten braucht es Wochen oder gar Monate, bis ein geeigneter Kandidat gefunden ist. Das gilt besonders, wenn Fach- und Führungskräfte gesucht werden. In Branchen mit Fachkräftemangel ist das besonders ausgeprägt, denn die Nachfrage nach bestimmten Berufsgruppen übersteigt die Anzahl an Jobsuchenden – mit entsprechenden Folgen für die Dauer des Recruiting-Prozesses.
Verantwortlich für Ablauf und Dauer beim Recruiting ist aber auch die interne Umsetzung. Verlangt ein Unternehmen zum Beispiel Bewerberunterlagen immer noch auf dem Postweg, zieht das den Prozess bereits unnötig in die Länge. Dasselbe gilt für nicht präzise ausgearbeitete Stellenanzeigen. Einerseits steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich dann mehr mehr Personen bewerben, die nicht in Frage kommen. Auf der anderen Seite kann es dazu führen, dass zuwenige Bewerbungen eingehen, weil sich die gewünschte Zielgruppe nicht ausreichend angesprochen fühlt.
Weitere Faktoren, die sich auf Ablauf und Dauer bei der Personalgewinnung auswirken, liegen im Umgang mit den Bewerbungen. Werden die Unterlagen digital aufbereitet oder manuell gesichtet? Wer ist konkret am Auswahlprozess beteiligt? Müssen mit einzelnen Kandidaten mehrere Jobinterviews geführt werden, weil einzelne Entscheidungsträger keine Zeit für einen gemeinsamen Termin haben? Oder gibt es Unklarheiten, die beim ersten Mal nicht besprochen oder ausgeräumt werden konnten?
Natürlich ist eine lange Besetzungsdauer weder für Unternehmen noch für Bewerber eine angenehme Situation. Viele Bewerber können oder wollen es sich nicht leisten, wochenlang auf eine Entscheidung zu warten und springen ab. Gegen den Fachkräftemangel haben Unternehmen wenig in der Hand, aber sie können interne Abläufe im Recruiting-Prozess optimieren und dadurch für eine bessere Candidate Journey sorgen. Doch was gehört dazu?
Präzise Stellenanzeige
Stellenanzeigen sind nach wie vor aus dem Recruiting nicht wegzudenken und das am häufigsten genutzte Mittel, um Bewerber auf eine offene Stelle aufmerksam zu machen. Legen Sie grosse Sorgfalt auf das Anforderungsprofil. Sie können dazu Candidate Personas verwenden, die sehr nützlich sind, um herauszufinden, wie der ideale Kandidat sein sollte. Formulieren Sie anhand dessen eine präzise Stellenbeschreibung und überlegen Sie genau, wo die Anzeige veröffentlicht werden soll. Sie können Streuverluste vermeiden, wenn Ihre Inserate nur auf Kanällen erscheinen, die Ihre Zielgruppe kennt und nutzt.
Bewerbermanagementsystem
Optimieren Sie ihr Bewerbermanagement mittels EDV. Softwaregestützte Bewerbermanagement-Systeme erleichtern die Verwaltung und Organisation enorm. Sie können damit beispielsweise automatisch Eingangsbestätigungen versenden und Profile viel schneller und effizienter abgleichen. Ausserdem haben alle am Recruiting-Prozess Beteiligten jederzeit Zugriff auf die Unterlagen und den aktuellen Stand. Sie sind auf diese Weise auch in der Lage, ihre Termine intern leichter abzustimmen.
Barrierefreier Zugang zum Recruiting-Prozess
Haben Sie schon einmal darauf geschaut, ob Ihre Stellenanzeigen – sofern diese online erscheinen – für Aufrufe auf mobilen Endgeräten optimiert sind? Das sollten Sie unbedingt tun, denn immer mehr Menschen nutzen ihr Smartphone bei der Jobsuche. Zudem sollten Sie prüfen, auf welchen Wegen Bewerbungen zu Ihnen gelangen. Bieten Sie hierzu einfache und unkomplizierte Möglichkeiten an. Gestalten Sie die eigene Karriereseite nutzerfreundlich. Und nicht zuletzt: Kommunizieren Sie mit Bewerben und halten Sie diese über den Verfahrensstand auf dem Laufenden.
Wie bereits erwähnt, ist die Stellenanzeige immer noch das wichtigste Recruiting-Instrument. Das können die von uns für den aktuellen Recruiting Report Schweiz befragten Unternehmen so bestätigen. Führend sind dabei Online-Stellenanzeigen. Sie tragen am meisten zur Personalgewinnung bei. Rund 50 Prozent an neuen Mitarbeitenden werden durch Online-Inserate rekrutiert – bei Print-Anzeigen sind es knapp 16 Prozent. Weiterhin meinen etwa 40 Prozent der Schweizer Unternehmen, dass der Einsatz von KI im Recruiting an Bedeutung gewinnt.
Daneben haben unter anderem Mitarbeiterempfehlungsprogramme und die eigene Karrierewebsite einen hohen Stellenwert. Arbeitgeberbewertungsportale hingegen werden bisher eher kaum genutzt. Nur 8 Prozent der Unternehmen kommuniziert dort aktiv mit Bewerbern und ehemaligen Mitarbeitenden. Definitiv aber geht der Trend weiter in Richtung Social-Media. Für 19 Prozent der Umfrageteilnehmer besitzen Social-Media-Kanäle dieselbe Relevanz wie klassische Jobbörsen und bei weiteren 44 Prozent ist das tendenziell der Fall.
Ein langwieriger Recruiting-Prozess ist heute nicht mehr zeitgemäss. Bewerber wünschen sich ein schnelles, unkompliziertes und transparentes Verfahren. Wenn Unternehmen bei der Kandidatenansprache und in der Personalgewinnung erfolgreich sein wollen, müssen sie den Ablauf ihres Bewerbungsverfahrens im Sinne der Bewerber optimieren. Die Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen und zu verschlanken. Sie wird deshalb das Recruiting in Zukunft noch stärker beeinflussen als bisher.
Beitragsbild: pexels.com // Andrea Piacquadio
