Employee Self Service: Wie funktioniert ein Mitarbeiterportal?
Wie hoch ist die Arbeitsbelastung in Ihrer Personalabteilung? Stecken Ihre HR-Fachleute und das Management in administrativen Routinearbeiten bei der Personalverwaltung fest, weil viele Prozesse dezentral oder vielleicht sogar noch analog bewältigt werden müssen? Mit Employee Self Service (ESS) sparen Sie Zeit und Aufwand, indem Sie Mitarbeitenden den eigenverantwortlichen Umgang mit berufsbezogenen Daten und Informationen ermöglichen. Wie funktioniert ein solches Mitarbeiterportal und welche Vorteile hat die digitale Selbstverwaltung? Mehr darüber erfahren Sie im nachfolgenden Artikel.
Eins zu eins ins Deutsche übersetzt bedeutet Employee Self Service soviel wie Selbstbedienung für Mitarbeitende. Es geht aber nicht um die Selbstbedienung am Mittagsbuffet in der Kantine, sondern um Daten und Prozesse in Bezug auf das Arbeitsverhältnis. Darum ist an dieser Stelle der Begriff Mitarbeiter-Selbstverwaltung wohl treffender. Es handelt sich kurz gesagt um eine digitale Lösung für das Personalmanagement, bei der für Mitarbeitende über ein online Mitarbeiterportal verschiedene Funktionen nutzbar sind, mit denen sie eigenständig ihre Daten bearbeiten und auf Angebote des Arbeitgebers zugreifen können.
Konkret heisst das, die Mitarbeitenden erhalten im jeweils freigegebenen Umfang Einsicht in in ihr Personaldossier und nehmen notwendige Änderungen ganz einfach selbst vor (z.B. bei persönlichen Daten). Sie können mittels einer Employee Self Service Software Arbeitszeiten erfassen, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen einreichen, Gehaltsabrechnungen einsehen und abrufen und vieles andere mehr. Ein Mitarbeiterportal ist eine Plattform, auf der Management und Mitarbeitende die Möglichkeit haben, sich unkompliziert und zeitsparend auszutauschen.
Mittels Employee Self Services werden personalbezogene Prozesse automatisiert, die ansonsten einen hohen adminisitrativen Aufwand für Personalabteilung oder Geschäftsführung bedeuten. Die Mitarbeiter-Selbstverwaltung ist softwarebasiert und häufig über ein firmeneigenes Intranet zugänglich. Eine entsprechende Software kann Bestandteil eines internen HR- oder ERP-Systems sein oder wird als cloudbasierte Lösung angeboten. Mitarbeitende loggen sich mit ihren persönlichen Zugangsdaten in das Portal ein, wo ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung stehen. Dazu gehören:
- Gehaltsabrechnungen einsehen
- Arbeitszeiterfassung
- Fehlzeiten und Krankentage melden
- Spesenabrechnungen einreichen
- Urlaub beantragen
- persönliche Daten ändern
- Teilnahme an Mitarbeiterbefragungen
- Anfordern von Leistungsbeurteilungen
- Weiterbildungsangebote buchen
- Unternehmensinterne Informationen abrufen
Genauso haben Personalabteilung sowie das Management auf Führungsebene Zugriff auf bestimmte Daten. So können umgekehrt quasi auf Knopfdruck online Anträge bewilligt oder abgelehnt, Dokumente bereitgestellt und Arbeits- bzw. Fehlzeiten überwacht werden. Das integrierte Pendant zum Mitarbeiterportal nennt sich Manager Self Service (MSS) und unterstützt das Management unter anderem bei der Personalbedarfsplanung und Aufgaben in der Mitarbeiterführung. Insgesamt betrachtet gilt ein ESS-System als wichtiges Instrument zur strategischen Mitarbeiterbindung.
Die Einführung eines Mitarbeiterportals bietet sowohl Mitarbeitenden als auch Unternehmen einige Benefits. Einer der grössten Vorteile liegt darin, dass sich insbesondere Routineaufgaben zeitsparend, einfach und zentral steuern lassen. Das entlastet Personalwesen und Mitarbeitende gleichermassen.
Mehr Autonomie und Verantwortung für Mitarbeitende
Employee Self Service sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden bessere Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten haben. Dadurch, dass sie diese selbst pflegen, überträgt das Unternehmen ihnen ein hohes Mass an Verantwortung, fördert Eigeninitiative und gewährt mehr Autonomie.
Personalverwaltung funktioniert orts- und zeitunabhängig
Der digitale Zugriff auf ein ESS-System ist jederzeit rund um die Uhr möglich. Da die meisten Lösungen ohnehin für die mobile Nutzung ausgelegt sind, geht das auch vom Smartphone aus. So hängt die Bearbeitung von Personalangelegenheiten nicht mehr davon ab, ob die Personalabteilung besetzt ist.
Mehr Transparenz und Datenqualität
Der eigenverantwortliche Umgang mit Daten durch die Mitarbeitenden bringt eine höhere Datenqualität, weil zum Beispiel Übertragungsfehler vermieden werden. Zugleich gibt es mehr Transparenz bei Personalprozessen, denn alle daran beteiligten und autorisierten Personen haben stets Einsicht in den aktuellen Bearbeitungsstand.
Zeit- und Kostenersparnis
Durch die kurzen, direkten Kommunikationswege spart ein Mitarbeiterportal Zeit. Anträge, Anfragen und Änderungen sind mit nur ein paar Klicks möglich und landen im ESS-System direkt bei der zuständigen Person. Weniger Aufwand in der Verwaltung bedeutet zugleich weniger Kosten.
Mitarbeiter-Selbstverwaltung hat also zahlreiche Vorteile, die eigentlich für jedes Unternehmen interessant sind. Eine wichtige Grundvoraussetzung vor der Einführung einer entsprechenden Software besteht darin, die Mitarbeitenden für eine solche Idee zu sensibilisieren. Einfach «von oben» angeordnete Änderungen bisher eingespielter Prozesse erzeugen mitunter Ablehnung bei jenen, die davon betroffen sind. Lernen die Mitarbeitenden aber die Vorzüge von ESS-Lösungen schon im Vorfeld kennen, fördert das die Akzeptanz.
Dennoch kann der Umstieg auf ein Mitarbeiterportal für Unternehmen mit Risiken verbunden sein. Die Anschaffung einer Software ist nicht umsonst – es steht also zunächst eine Investition im Raum. Und es gibt noch einige weitere Punkte, die berücksichtigt werden sollten.
Hohe Anforderungen an die Datensicherheit
Da es um die Verarbeitung sensibler, personenbezogener Daten geht, darf der Datenschutz nicht aussen vor bleiben. Das heisst, Zugriffsrechte müssen streng geregelt und so beschränkt werden, dass Unbefugte keine Einsicht bekommen. Das System muss den Anforderungen des Datenschutzgesetzes gerecht werden und gegen äussere Angriffe geschützt sein.
Zugang und Nutzerfreundlichkeit
Die Nutzung von Employee Self Services erfordert einen Internetzugang, doch nicht alle Arbeitsplätze sind damit ausgestattet – wie etwa in der Produktion. Hier müssen individuelle Lösungen geschaffen werden – zum Beispiel spezielle Terminals im Unternehmen oder mobile Apps. Ausserdem sollte ein ESS-System benutzerfreundlich sein, also leicht und intuitiv bedienbar, um die Akzeptanz zu steigern.
Hinzu kommt, dass Schulungen zusätzlich Zeit benötigen und ebenfalls Kosten erzeugen. Schliesslich müssen Mitarbeitende den Umgang mit dem Mitarbeiterportal erst einmal lernen. Ein weiterer Kostenfaktor kann durch erforderliche technische Anpassungen, Updates und andere Serviceleistungen des Anbieters entstehen. Ein eigenes System zu entwickeln und zu pflegen, ist nur für grosse Unternehmen mit entsprechender IT-Infrastruktur rentabel. Für kleine und mittlere Betriebe eignen sich cloudbasierte SaaS-Plattformen besser, da sie wesentlich kostengünstiger und recht einfach zu implementieren sind. Ein Anbietervergleich lohnt sich hier in jedem Fall. Insbesondere sollten folgende Faktoren geprüft werden:
- Passt das Angebot zu den Anforderungen im Unternehmen?
- Wie sorgt der Anbieter für Datensicherheit?
- Gibt es einen gut erreichbaren Kundenservice?
- Welche zusätzlichen Kosten entstehen durch Updates und Wartungsarbeiten?
- Ist die Software mit bereits vorhandenen Programmen kompatibel?
Unbedingt empfehlenswert: Vor einer Entscheidung jeweils eine Demoversion ausprobieren, um ein Gefühl für die Handhabung zu bekommen.
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Employee Self Service entlastet die Personalabteilung bei zeitintensiven, administrativen Aufgaben. Die interne Kommunikation wird vereinfacht und beschleunigt. Mitarbeitende erhalten einen grösseren Verantwortungsbereich und können berufsbezogene persönliche Belage autonomer steuern. Ein Mitarbeiterportal bringt mehr Transparenz in die Personalverwaltung. Das stärkt gegenseitiges Vertrauen und fördert die Mitarbeiterbindung. Auch in der Temporärarbeit ist ein ESS-System ein nützliches Werkzeug, um Zeitwirtschaft und Workforce-Management zu optimieren, weil sich durch das Mitarbeiterengagement der verwalterische Aufwand reduzieren lässt und Personaleinsätze insgesamt besser planbar werden.
Beitragsbild: pixabay.com // GustavoWandalen
