Mitarbeiterbefragung für besseres Feedback
Mitarbeiterbindung ist ein wichtiges Thema für jedes Unternehmen. Besonders im Hinblick auf den Fachkräftemangel, der auch vor der Schweiz nicht halt macht. Loyale, engagierte und zufriedene Mitarbeitende sind daher ein absolutes Muss. Eine gute Feedbackkultur im Unternehmen ist eines der Mittel, um die Mitarbeiterzufriedenheit messen und sicher stellen zu können. Dabei ist die Mitarbeiterbefragung ein hilfreiches Instrument, ehrliches Feedback einzuholen.
Was sollte man bei einer Mitarbeiterbefragung beachten?
Viele Unternehmen haben das bereits erkannt. Immerhin führen rund 80% der Schweizer Betriebe Mitarbeiterbefragungen durch. Doch eine Mitarbeiterbefragung sollte man nicht einfach «ins Blaue hinein» anstossen. Wichtig ist, dass Feedback-Aktionen nicht spontan aus einem aktuellen Anlass heraus erfolgen. Etwa, weil die Stimmung gerade schlecht ist oder man eine Abteilung auflösen will. Sondern nur regelmässig durchgeführte und gut vorbereitete Maßnahmen sind der Schlüssel zum Erfolg. Natürlich heisst das nicht, dass man einfach einmal im Monat die Frage stellt «Wie zufrieden sind Sie mit unserem Unternehmen?» und damit ist die Sache erledigt. Eine Mitarbeiterbefragung darf und soll ein Ziel haben.
Geht es um betriebliches Gesundheitsmanagement? Soll es ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm geben? Sind die Mitarbeitenden mit den angebotenen Weiterbildungsmassnahmen zufrieden? Es gibt vielfältige Themen, die sowohl für die Unternehmensführung als auch für die Arbeitnehmerschaft von Interesse sind. Steht das Ziel einer geplanten Umfrage fest, ist es wichtig, dieses auch im Unternehmen zu kommunizieren. Das bedeutet, dass Sie Ihre Belegschaft im Vorfeld informieren, wozu die aktuelle Befragung dient und auch, was passieren soll, wenn Ergebnisse vorliegen. Mit anderen Worten, es soll ein Nutzen, der aus einer Teilnahme resultiert, erkennbar sein.
Mitarbeiterzufriedenheit messen – Nicht nur mit «Schönwetter-Themen»
Feedback ist keine Einbahnstrasse. Oftmals neigen Unternehmen dazu, unangenehme Themen bei einer Mitarbeiterbefragung einfach auszuklammern. Sei es, dass Kritik an der Chefetage nicht erwünscht ist oder man nicht unnötig Staub aufwirbeln will. Dabei ist gerade negatives Feedback ein wichtiger Indikator, dass etwas nicht stimmt. Nur wenn man weiss, womit die Mitarbeitenden eben nicht zufrieden sind, lassen sich erforderliche Veränderungsprozesse einleiten. Daher sollte die Zufriedenheit mit der Führungskultur ebenfalls regelmässig auf dem Prüfstand stehen.
Und nicht zuletzt: Führen Sie eine Mitarbeiterbefragung durch, dürfen Sie das gewonnene Feedback nicht einfach abblocken. Hier erlangte Erkenntnisse muss man auch umsetzen! Ansonsten verlieren solche Massnahmen einfach an Glaubwürdigkeit. Und kaum ein Mitarbeitender wird zukünftig bereit sein, noch einmal ehrliches Feedback abzugeben. Somit braucht auch die Führungsetage Kritikfähigkeit und den Willen, Veränderungen voranzubringen.
Der Fragebogen Mitarbeiterzufriedenheit
Um die Mitarbeiterzufriedenheit messen zu können, eignet sich ein Fragebogen sehr gut. Hierbei ist eine klare, einfache Sprache das A und O. Vermeiden Sie verschachtelte Sätze, Fremdwörter und Fragen, die eine Antwort bereits vorweg nehmen. Ebenfalls nicht geeignet sind Fragen, die den Mitarbeitenden zwingen, nach einer vermeintlich «richtigen» Antwort suchen zu müssen. Empfehlenswert hingegen sind positiv formulierte Fragen, die mehrere Antwortmöglichkeiten auf einer Skala von «trifft voll und ganz zu» bis «trifft gar nicht zu» bieten. Ausserdem sollte es im Fragebogen Mitarbeiterzufriedenheit stets die Option geben, eine Frage mit «kann ich nicht einschätzen» zu beantworten.
Das allerwichtigste: Anonymität! Schließlich ist eine Mitarbeiterbefragung nicht dazu da, persönliche Fehden auszufechten. Stellen Sie sicher, dass ein Fragebogen dem Teilnehmenden nicht zugeordnet werden kann. Dementsprechend sollte auch der Initiator der Aktion inkognito bleiben. Sei es der direkte Vorgesetzte, die HR-Abteilung oder die Unternehmensführung selbst. Anderenfalls riskiert man Druck und Angst in der Belegschaft und ein ehrliches Feedback bleibt mit Sicherheit aus. Am besten ist es, Mitarbeiterbefragungen an einen externen Anbieter zu übergeben. Dieser verfügt über das nötige Know-how, die erforderliche Software und ist nicht in Unternehmensinterna verstrickt.
Rechtliche Aspekte bei der Mitarbeiterbefragung
Seit dem 25. Mai 2018 ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (General Data Protection Regulation | GDPR) in Kraft. Dies hat auch Auswirkungen auf Schweizer Unternehmen. Etwa dann, wenn ein externer Anbieter mit Sitz in einem EU-Mitgliedsland Mitarbeiterbefragungen durchführt. Hier müssen Auftraggeber und Anbieter vertragliche Regelungen treffen, die sicher stellen, dass die Rechte der Teilnehmenden jederzeit gewahrt bleiben.
Dazu gehört vor allem auch Transparenz. Welche Daten werden erhoben und zu welchem Zweck? Was geschieht mit den Daten? Wer sind die Datenschutzbeauftragten, sowohl beim Auftraggeber als auch beim Anbieter? Wichtig ist zudem, dass nur notwendige Daten transferiert werden. Der Anbieter muss über die technischen Voraussetzungen verfügen, persönliche Daten von Befragungsergebnissen zu trennen. Auch darf er keine personalisierten Einzelergebnisse an den Auftraggeber übermitteln.
Das Ohr am Puls der Unternehmensstimmung
Fazit: Die Perspektive der Mitarbeitenden zu kennen, ist wesentlicher Bestandteil einer guten Unternehmenskultur. Regelmässiges Feedback im Form einer Mitarbeiterbefragung hilft dabei, die Stimmung im Unternehmen zu beleuchten. Wenn man die Probleme der Belegschaft ernst nimmt und gemeinsam mit den Mitarbeitenden Lösungen erarbeitet und diese umsetzt, ist der Weg zu einer guten Feedback- und Fehlerkultur geebnet. Dies sorgt dafür, dass sich Ihre Mitarbeitenden wohlfühlen und sich mit dem Unternehmen identifizieren. Eine gewinnbringende Situation für beide Seiten. Denn ein Unternehmen ist immer nur so gut, wie die Leute, die in ihm arbeiten.
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