Payrolling in der Schweiz – Bedeutung & Vorteile
Schon seit einigen Jahren zeichnet sich ein Wandel in der Arbeitswelt ab. Neben den bisher üblichen Arbeitsverhältnissen mit festem Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben sich verschiedene flexible Arbeitsformen entwickelt. Immer mehr Menschen arbeiten als Freelancer, in temporärer Anstellung oder in der Gig-Economy. Für die Lohnbuchhaltung bedeutet das einen Zuwachs an Komplexität in einem ohnehin schon schwierigen Aufgabenfeld. Mit Payrolling steht in der Schweiz eine Dienstleistung zur Verfügung, die Unternehmen entlastet und insgesamt mehr Rechtssicherheit bei flexiblen Arbeitsverhältnissen bietet.
Der Begriff «Payroll» stammt aus dem Englischen und bezeichnet auf deutsch ganz allgemein den Vorgang der Lohnabrechnung bzw. die Gehaltsliste. Im weitesten Sinne ist damit der gesamte Bereich der Lohnbuchhaltung in einem Unternehmen oder aber die Übernahme von Gehaltsabrechnungen durch einen externen Dienstleister gemeint. Payrolling in der Schweiz – auch Lohnträgerschaft genannt – hat aber noch eine weitere Dimension, denn es ist zugleich eine alternative Anstellungsform.
Mittels Payrolling können sich zum Beispiel Freelancer bei einem Personaldienstleister befristet anstellen lassen. Das Personaldienstleistungs-Unternehmen verleiht dann einen solchen Mitarbeiter an seinen Kunden und übernimmt zugleich sämtliche Aufgaben im Zusammenhang mit der Bezahlung des Mitarbeiters, auch im Hinblick auf versicherungs- und steuerrechtliche Aspekte. Im Gegensatz zur klassischen Temporärarbeit sucht sich der Kunde – also der Betrieb mit Personalbedarf – die benötigten Mitarbeitenden selbst aus.
Die Lohnbuchhaltung ist ein administrativer Bereich im Unternehmen, für den ein entsprechend tiefgreifendes Fachwissen vonnöten ist. Gehälter müssen für jeden einzelnen Mitarbeiter korrekt abgerechnet werden. Dazu gehören die eigentlichen Gehaltszahlungen genauso wie Sozialversicherungsbeträge und allfällige Steuern. Urlaubs- und Fehlzeiten sind zu erfassen und zu berücksichtigen, rechtliche Voraussetzungen müssen geprüft werden und vieles andere mehr. Das kann unter Umständen einen grossen Aufwand mit sich bringen – insbesondere für einen kleinen Betrieb, der nicht eigens über eine Personalabteilung verfügt. Schwierigkeiten bereiten zudem Schwankungen beim Personalbedarf.
Wenn etwa absehbar ist, dass für einen bestimmten Zeitraum oder für spezielle Aufgaben mehr Mitarbeiter gebraucht werden, kann deren (befristete) Anstellung einen erheblichen zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeuten. Die Zusammenarbeit mit einem externen Payroll-Anbieter entlastet ein Unternehmen an dieser Stelle und beseitigt auch Unsicherheiten im Hinblick auf die Beauftragung von Selbständigen. Denn wer Payrolling nutzt, sichert sich gegen den Verdacht einer möglichen Scheinselbständigkeit ab. Professionelle Dienstleister übernehmen das komplette Payroll Management. Dazu gehört in der Regel:
Payrolling ist eine Sonderform des Personalverleihs. Der Payroll-Anbieter fungiert als Arbeitgeber für die externen Mitarbeitenden und verleiht diese befristet oder unbefristet gegen Rechnung an seine Kunden. Der Unterschied zum klassischen Personalverleih besteht – wie eingangs bereits kurz erwähnt – darin, dass sich beispielsweise Freiberufler ihre Aufträge selbst aussuchen oder Kunden die passenden Arbeitnehmer selbst rekrutieren.
Davon profitieren sowohl der Betrieb eines Kunden als auch extern angestellte Mitarbeitende – ganz besonders dann, wenn sie eigentlich selbständig tätig sind. Sie geniessen die Freiheit der Selbständigkeit und sind dennoch sozial abgesichert. Durch die Anstellung beim Lohnträger-Unternehmen laufen sie nicht Gefahr als scheinselbständig eingestuft zu werden, was auch für den eigentlichen Auftraggeber grösstmögliche Rechtssicherheit bedeutet.
Hinzu kommt, dass ein Betrieb mit Personalbedarf gezielt diejenigen Mitarbeitenden an Bord holen kann, die individuell benötigt werden, ohne dadurch einen extra Verwaltungsaufwand zu haben und das Risiko als Arbeitgeber zu tragen. Das sorgt für wesentlich mehr Flexibilität und Wirtschaftlichkeit.
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In der Schweiz gehören gut 99 Prozent aller Unternehmen zur Gruppe der KMU – Firmen mit weniger als 250 Arbeitnehmern. Davon wiederum sind 90 Prozent Mikrounternehmen mit maximal 10 Beschäftigten.* Für sie kann ein Payroll-Konzept eine enorme Entlastung bedeuten, weil sie bei überschaubaren und transparenten Kosten das komplexe Feld der Salärabrechnung und Personalverwaltung outsourcen und sich auf die HR-Expertise von versierten Personaldienstleistern verlassen können.
Es verwundert daher kaum, dass sich Payrolling in der Schweiz wachsender Beliebtheit erfreut. Das Konzept trägt dem Wunsch vieler Arbeitnehmer nach mehr Flexibilität im Beruf Rechnung. Zugleich erlaubt es Schweizer Unternehmen, sich schnell an veränderte Markt- und Wettbewerbsbedingungen anzupassen. Es vermindert den administrativen Aufwand und ein Betrieb kann sich auf sein Kerngeschäft fokussieren.
Dennoch ist externes Payrolling nicht ganz unproblematisch. Viele Payroll-Anbieter setzten auf komplett digitale Lösungen und wickeln ihre Aufträge über Online-Plattformen ab. Hier besteht die Gefahr, dass durch IT-Sicherheitslücken oder Hackerangriffe sensible Daten in falsche Hände gelangen. Deshalb müssen Unternehmen, die die Lohnträgerschaft übernehmen nicht nur fachliches Know-how bieten, sondern ebenso für eine sichere IT-Infrastruktur sorgen.
*KMU in der Schweiz – Bundesamt für Statistik
Beitragsbild: pexels.com // Towfiqu barbhuiya
