Personalplanung – mit Weitsicht in die Zukunft
Selbst in den besten Unternehmen kommt es vor, dass Mitarbeitende, aus welchen Gründen auch immer, ihren Hut nehmen. Wenn der Stuhl erst einmal leer ist, muss natürlich schnell ein Ersatz her. Selbstverständlich kann eine solche Situation durchaus ganz überraschend eintreten. Aber wer immer erst handelt, wenn sich eine Vakanz auftut, hat möglicherweise die Personalplanung nicht richtig im Griff. Zwar ist der nachhaltige Umgang mit Ressourcen inzwischen für viele Betriebe eine Selbstverständlichkeit. Doch die wichtigste, nämlich die menschliche Ressource, ist damit meistens nicht gemeint. Möglicherweise liegt das daran, dass man Ressourcenplanung vor allem mit Geld und Material assoziiert und der Begriff «Humankapital» sowieso schon einen faden Beigeschmack hat. Oder es fehlt das Bewusstsein, welchen Einfluss Mitarbeitende tatsächlich auf das ganze Unternehmensgefüge haben. Diesen Einfluss merkt man spätestens dann, wenn plötzlich ein paar Rädchen im Getriebe nicht mehr richtig ineinander greifen.
Warum ist Personalplanung wichtig und welche Ziele hat sie?
Wer einmal in ein Uhrwerk schaut, der erkennt schnell, wie fein alles aufeinander abgestimmt ist. Fällt auch nur das kleinste Teilchen aus, kann die Uhr ihren Zweck nicht mehr erfüllen. Genauso verhält es sich in einem Unternehmen, egal welcher Grösse. Damit alles reibungslos funktioniert, werden Märkte beobachtet, Unternehmensziele definiert, Budgets bereitgestellt und die Arbeitsmittel beschafft. Trotzdem droht ein wichtiges Projekt zu scheitern. Man hatte nämlich vergessen, dass der Reto aus der Entwicklungsabteilung in zwei Wochen sein Sabbatical antritt. Innert dieser Zeit einen neuen Mitarbeitenden zu finden und dazu noch einzuarbeiten, bleibt wohl ein frommer Wunsch. Deshalb ist es umso wichtiger, bei aller Ressourcenplanung das Personal nicht aussen vor zu lassen.
Personalplanung gehört zum betriebswirtschaftlichen Gesamtkonzept eines Unternehmens. Denn nur die richtigen Mitarbeitenden sorgen dafür, dass am Ende Umsatz und Gewinn stimmen. Allerdings geht es hier nicht nur darum, akuten Bedarf zu erkennen und zu decken. Eine gute Personalplanung hat zum Ziel, auch lang- und mittelfristig sicherzustellen, dass ein Unternehmen stets die Mitarbeitenden hat, die es braucht, um erfolgreich wirtschaften zu können. Und das heisst mehr, als bloss die passende Zahl an Köpfen bereit zu stellen. Damit man seine Unternehmensziele erreicht, müssen diese realistisch sein und mit den Qualifikationen und Fähigkeiten der Arbeitskräfte in Einklang stehen. Letztendlich bedeutet das, im ersten Schritt umfassende Kenntnisse über die vorhandenen Mitarbeitenden zu gewinnen.
Aufgaben und Teilbereiche der Personalplanung
Die Personalplanung liefert dann den Rahmen, um notwendige Personalprozesse richtig steuern zu können. Eine der wichtigsten Aufgaben der Personalplanung ist dabei, den Blick in die Zukunft zu wagen. Wo sieht sich das Unternehmen in fünf oder zehn Jahren? Welchen konkreten Personalbedarf wird es dann geben? Das klingt fast ein bisschen wie Lotto spielen. Immerhin sind solche Zukunftsszenarien von zahlreichen Faktoren abhängig, die man keineswegs alle beeinflussen kann. Nichtsdestotrotz hat man einige Dinge aber selbst in der Hand. Wer beispielsweise die Altersstruktur seiner Mitarbeitenden kennt, ist in der Lage, einer Vakanz, die durch eine Pensionierung entstehen würde, vorzubeugen.
Auf jeden Fall müssen Unternehmens- und Personalplanung Hand in Hand gehen, weil sie sich gegenseitig bedingen. Wenn sich ein Unternehmen Ziele steckt, sind damit Kosten verbunden, die auch durch das Personal verursacht werden. Umgekehrt kann das Unternehmen nur mit den notwendigen Ressourcen, also auch den Mitarbeitenden, seine Ziele verwirklichen. Die Personalbedarfsplanung bildet dabei eine Art Basis, aus der sich weitere Bereiche der gesamten Personalplanung ergeben:
➤ Personalbeschaffungsplanung: Woher sollen die zukünftig benötigten Mitarbeitenden kommen? Soll die Personalbeschaffung extern oder intern erfolgen? Rekrutiert man selbst oder beauftragt man einen Personaldienstleister?
➤ Personaleinsatzplanung: Wieviele Mitarbeitende braucht man wann und wo für welche Aufgabe bzw. für welchen Auftrag?
➤ Personalentwicklungsplanung: Wer eignet sich am besten wofür? Welche Massnahmen der Personalentwicklung sind sinnvoll, um eine ausreichende Qualifizierung zu gewährleisten?
➤ Personalkostenplanung: Wie entwickeln sich Lohnkosten und Sozialabgaben? Welche Zusatzleistungen soll es geben? Wieviel muss in Stellenanzeigen investiert werden?
➤ Personalabbauplanung: Besteht Personalüberhang? Sind Kündigungen notwendig oder gibt es Alternativen, wie kurzfristige Überlassung, Teilzeit oder vorzeitige Pensionierung?
Was ist operative und strategische Personalplanung?
Personalplanung kann strategisch oder operativ ausgerichtet sein. Der Unterschied zwischen strategischer und operativer Personalplanung besteht im Zeithorizont. Während die strategische Personalplanung langfristig auf etwa fünf bis zehn Jahre angelegt ist, geht es bei der operativen um die mittelfristige Planung. In Zahlen ausgedrückt sind das ca. ein bis drei Jahre. Aber egal, ob lang- oder mittelfristig, um Personalprozesse zu planen und zu steuern, muss man viele Dinge im Blick haben.
Beispielsweise spielt die Entwicklung am Arbeitsmarkt eine nicht unwesentliche Rolle. Werden die bald benötigten Fachkräfte insgesamt stark nachgefragt? Und wenn ja, was sollte man unternehmen, damit die Konkurrenz nicht schneller ist? Wie steht es um die allgemeine Marktlage? Sind Absatzkanäle und Kundenbeziehungen stabil genug, um die Unternehmensziele zu realisieren? Das heisst, dass vor allem die strategische Personalplanung stark von äusseren Faktoren abhängt und daran angepasst werden muss. Somit ist sie kein statisches Gebilde, sondern bedarf einer stetigen Nachjustierung.
All das geht mit einem nicht unerheblichen Zeitaufwand und Kosten einher. Grosse Unternehmen haben ja in der Regel eine eigene HR-Abteilung, die sich um sämtliche Personalprozesse kümmert. Doch für einen kleinen Betrieb kann es eine kaum zu bewältigende Aufgabe bedeuten, die gesamte Personalplanung selbst in die Hand zu nehmen. Hier empfiehlt es sich, einmal über Outsourcing nachzudenken. Wenn ein Personaldienstleister das Recruiting übernimmt, geht das im Zweifel schneller und effizienter. Ausserdem bieten die externen Personalprofis viele weitere Dienstleistungen an, etwa Pay Rolling oder die Übernahme der Personalverwaltung. Das setzt dann im eigenen Betrieb wieder andere Ressourcen frei.
Personalplanung Tools und der Faktor Mensch
Werfen wir noch einmal einen Blick in das Uhrwerk: Auch bei der Personalplanung greifen die verschiedenen Bereiche ineinander. So treibt das Rädchen Personalentwicklungsplanung die Personalbeschaffungsplanung an – und umgekehrt. Vielleicht ist ja der Lehrling von heute der in absehbarer Zukunft dringend gebrauchte Abteilungsleiter und kann entsprechend gefördert werden? Oder Weiterbildungen versetzen Mitarbeitende in die Lage, neue Aufgaben zu übernehmen und Personalabbau lässt sich so vermeiden? Wenn es saisonal bedingte Auftragsspitzen gibt, lohnt es sich, Personal zu leihen anstelle neue Mitarbeitende anzuheuern, die dann bald wieder gehen müssen? Wobei die Beantwortung solcher Fragen wiederum die Personalkostenplanung beeinflusst.
Jedenfalls ist Personalplanung eine komplexe Sache, die viel Wissen und Überblick erfordert. Inzwischen erleichtern diverse Personalplanung Tools das gesamte Workforce Management enorm. Mittels software- oder cloudbasierter Lösungen lassen sich alle erforderlichen Daten verwalten und abbilden. Das reicht von Bedarfs- und Einsatzplanung über die Erfassung von von Leistungskennzahlen sowie von Arbeits-, Urlaubs- und Krankenzeiten bis hin zur Erstellung von Kompetenzprofilen und Personalstrukturanalysen. Dabei muss man noch nicht einmal tief in die Tasche greifen, denn auch kostenlose Tools sind am Markt. (verschiedene Anbieter in der Übersicht bei ↗ capterra.ch)
Dennoch hängt die gesamte Personalplanung vor allem von den Menschen ab. Und die sind nun mal keine Maschinen, die gelegentlich ein bisschen Öl im Getriebe brauchen. Sie lassen sich nicht gern wie eine Figur auf dem Schachbrett hin- und herschieben, bloss weil der Plan es so bestimmt. Daher kann es durchaus passieren, dass jemand trotz bester Prognosen plötzlich das Unternehmen verlässt oder zum Low Performer wird. Aber das liegt oftmals an der Arbeitsplatzzufriedenheit. Einer der häufigsten Gründe für Minderleistung oder Kündigung sind mangelnde Führungsqualitäten des Vorgesetzten. Somit muss auch der Umgang miteinander regelmässig auf dem Prüfstand stehen. Denn die richtige Mitarbeiterführung und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sind ebenfalls wichtige Faktoren der Personalplanung.
