Referenzauskünfte einholen: Was ist erlaubt?
Im Bewerbungsprozess möchte man sich als Recruiter oder Personaldienstleister natürlich ein möglichst genaues Bild über die potenziellen Kandidaten machen. Dazu vermitteln die Bewerberunterlagen einen ersten Eindruck. Wenn Bewerber ihren Unterlagen Empfehlungsschreiben beilegen oder Referenzen angeben, hat man eine gute Möglichkeit, diesen ersten Eindruck abzurunden. Aber wer Referenzauskünfte einholen will, bewegt sich unter Umständen schnell auf dünnem Eis. Denn der Gesetzgeber hat auch ein Wörtchen mitzureden und setzt einem zu unbeschwerten Plauderstündchen mit dem Referenzgeber Grenzen.
Definition: Was sind Referenzauskünfte?
Ein Bewerber erscheint interessant und passend, aber man möchte vor dem Jobinterview noch ein bisschen mehr wissen? Oder das Vorstellungsgespräch ist gut gelaufen, doch das letzte Arbeitszeugnis wirft ein paar Fragen auf? Es gibt so einige Situationen, wo Referenzen eine Bewerbung ergänzen und letztendlich die Entscheidung beeinflussen können. Referenzauskünfte umfassen dabei Angaben zu Verhalten und Leistung des Bewerbers. Sie werden von Personen beim ehemaligen oder aktuellen Arbeitgeber (Kollegen, Vorgesetzte, Personalabteilung, Geschäftsleitung) erteilt und durch den potenziellen neuen Arbeitgeber eingeholt.
Es kommt vor, dass Bewerber Freunde oder Familienmitglieder als Referenzen angeben. Aber diese eignen sich nur dann als Referenzgeber, wenn sie tatsächlich mit dem Bewerber zusammengearbeitet haben. Referenzauskünfte haben den Zweck, Fragen zur Eignung des Bewerbers für den Job zu klären. Deshalb sollten sie nur aus dem unmittelbaren Arbeitsumfeld stammen und vom Inhalt her einem Zeugnis entsprechen. Mit anderen Worten, fragen darf man, aber nicht alles.
Rechtlicher Rahmen für Referenzauskünfte
Um überhaupt Referenzauskünfte einholen zu können, braucht man die Einwilligung des Bewerbers. Sofern dieser in seinen Unterlagen bereits Referenzen angegeben hat, gilt eine Zustimmung als stillschweigend erteilt. Wer ohne Berechtigung trotzdem beim früheren oder aktuellen Arbeitgeber nachfragt, verletzt damit die Persönlichkeitsrechte des Bewerbers. In einem solchen Fall kann der Bewerber Rechtsansprüche nach dem Datenschutzgesetz (↗ Art. 15 DSG) geltend machen und sogar auf Schadenersatz klagen. Beispielsweise, wenn ihm der Nachweis gelingt, dass er deswegen den Job nicht bekommen hat.
Umgekehrt darf auch ein möglicher Referenzgeber ohne Erlaubnis keine Referenzauskünfte erteilen. Das verstösst gegen die Fürsorge- und berufliche Schweigepflicht als Arbeitgeber und hat im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen (↗ Art. 35 DSG & Art. 173 ff StGB). Zwar kann man sich auf den Standpunkt stellen, wo kein Kläger, da kein Richter. Wie sollte es der Bewerber schon mitbekommen, wenn man eben mal schnell den alten Chef anruft? Trotzdem kann ein dummer Zufall so einen Verstoss ans Licht bringen.
● Wenn Gevatter Zufall zuschlägt:
So geschehen einem Schweizer Personalvermittler. Der hatte nämlich ganz ungebeten bei einer ehemaligen Kollegin einer Kandidatin nachgefragt. Die Referenzauskünfte waren wohl auch nicht besonders schmeichelhaft, denn die Kandidatin bekam eine Absage und ihre Bewerberuntelagen zurück. Fatalerweise war der Absage eine E-Mail der Ex-Kollegin beigefügt, in der sie die Kandidatin als «unfähig, faul und dumm» betitelte. Ein Versehen. Aber am Ende verlor der Personalvermittler seinen Job, weil seine Vorgesetzte mit seiner Handlung nicht einverstanden war. Und die schwatzhafte Ex-Kollegin musste der Kandidatin 1.000 Franken Genugtuung bezahlen.
(Quelle: ↗ Beobachter.ch)
Was darf man bei der Referenzauskunft fragen?
Als eventueller neuer Arbeitgeber hat man bereits im Bewerbungsprozess einige Verpflichtungen im Umgang mit Bewerberdaten. So dürfen nur solche Informationen erhoben und verarbeitet werden, die die Eignung des Bewerbers für die Vakanz betreffen (↗ Art. 328b OR). Daher sollten mögliche Fragen immer in engem Bezug zu Lebenslauf und Zeugnissen stehen. Auf diese Weise läuft man auch weniger Gefahr, versehentlich in «verbotenes» Gelände vorzudringen. Wichtig ist, dass der Kandidat zum Stellenprofil und zum Unternehmen passt.
Fragen, die sich darauf beziehen oder Unklarheiten in Lebenslauf und Zeugnis klären sollen, sind erlaubt. Hingegen sind Fragen zu familiären Umständen, politischer Einstellung, Religionszugehörigkeit oder sexueller Orientierung tabu. Eigentlich darf man auch nicht nach Erkrankungen oder Vorstrafen fragen, es sei denn, diese Informationen sind essenziell für eine Eignung. Wichtige und sinnvolle Fragen können zum Beispiel folgende Themenbereiche berühren:
Fachliche Fähigkeiten, Leistung und Motivation
- Wir benötigen einen Mitarbeitenden, der sich besonders gut mit einer speziellen Software auskennt. Konnte sich XY bereits bei Ihnen damit beweisen?
- Wie schätzen Sie die Leistung insgesamt ein? Gab es Höhen oder Tiefen?
- Wofür kann sich XY besonders begeistern?
Engagement, Verhalten und Passung
- Wie gross sind Lernfähigkeit und Weiterbildungsbereitschaft?
- Wie beurteilen Sie die Teamfähigkeit?
- Haben Sie einen Ratschlag für den zukünftigen Vorgesetzten?
- Wir legen viel Wert auf eine gute Fehlerkultur. Wie geht XY mit Fehlern um?
Allgemeine und klärende Fragen
- Denken Sie, dass XY ganz allgemein für den Job geeignet ist?
- Würden Sie XY noch einmal einstellen und warum?
- Sie bescheinigen im Zeugnis eine hohe Leistungsbereitschaft. Können Sie das an ein paar Beispielen konkretisieren?
Tipp: Bevor man Referenzauskünfte einholt, sollte man sich der Einwilligung des Bewerbers versichern. Falls es keine Referenzen in den Unterlagen gibt, macht man das am besten schriftlich. Es empfiehlt sich, einen Fragenkatalog vorzubereiten und sich zu vergewissern, dass der Gesprächspartner legitimiert ist. Bewerber wiederum sollten ihre Referenzgeber informieren. Es kommt vor, dass Bewerber keine Referenzen angeben wollen. Etwa, weil der aktuelle Arbeitgeber nichts von den Wechselabsichten weiss. Dann hilft nur, sich auf sein Bauchgefühl zu verlassen und einen vielversprechenden Kandidaten nicht von vornherein auszuschliessen.
