Videokonferenz – Kontakt halten trotz Distanz
Bitte Abstand halten – so heisst es allerorten. Trotz schrittweiser Lockerungen der momentanen Beschränkungen wird uns das wohl noch einige Zeit begleiten. Denn der Aufruf, nach Möglichkeit Zuhause zu bleiben, gilt nach wie vor. Genauso dürfen sich nicht mehr als 5 Personen zugleich versammeln. Das kann schwierig sein, wenn man etwas dringend mit seinem Team oder seinen Kunden besprechen muss. Stattdessen eine Videokonferenz abzuhalten, bietet hier die Alternative, sich auch auf Distanz zu sehen. Zwar sind Videokonferenzen keine brandneue Erfindung. Grosse, vor allem international tätige, Unternehmen nutzen sie schon lange, um mit Mitarbeitenden in aller Welt zu kommunizieren. Zudem hat die Technik in den vergangenen Jahren viele Fortschritte gemacht. Trotzdem mag ein virtuelles Treffen für manchen Neuland sein.
Videokonferenz – wie geht das?
Online-Meetings sind ein wichtiges Hilfsmittel, um die Arbeitsorganisation zu erleichtern, wenn man dezentral arbeiten will oder muss. Heutzutage benötigt man gar kein aufwändiges Equipment mehr, um eine Video- oder Webkonferenz abzuhalten. Neben der Internetverbindung reicht schon ein PC oder gar das Smartphone mit (integrierter) Webcam und Mikrofon. Falls die Tonqualität zu wünschen übrig lässt, kann man auch ein Headset benutzen.
Inzwischen gibt es auf dem Markt viele verschiedene Anbieter für Videokonferenz Systeme. Daher ist es nicht ganz einfach, sich für eine bestimmte Lösung zu entscheiden. Man sollte sich im Vorfeld überlegen, wofür und in welchem Umfang virtuelle Meetings benötigt werden. Geht es nur ums miteinander reden oder auch um das Teilen von Dokumenten und Videos? Sind externe Teilnehmer, wie Kunden, mit eingebunden? Welche konkreten technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein?
Einem kleinen Team, dass sich nur gelegentlich untereinander austauscht, genügt vielleicht eine (kostenlose) Basisversion. Wer hingegen oft Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern abhalten muss, hat ganz andere Anforderungen an ein entsprechendes Tool.
Einige Anbieter im Überblick
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Hangouts
- Jitsi Meet
- Team View
- Cisco WebEx
Weil alle Tools ihre Vor- und Nachteile haben, sollte man sich gut informieren und vergleichen. Dazu gibt es im Internet zahlreiche Testberichte. Wer sich nicht sicher ist, kann auch eine externe Beratung in Anspruch nehmen. Ungeachtet dessen ist es wichtig, dass das Videokonferenz System einfach zu bedienen ist. Zu komplizierte Technik schreckt eher ab und begeistert niemanden für eine neue Form der Zusammenarbeit.
Ein paar Tipps für die Online-Besprechung
Aber nicht nur die technischen Bedingungen müssen stimmen. Viele Menschen empfinden Meetings als nervig und unproduktiv. Daher ist es wichtig, auch einer Videokonferenz Struktur zu geben. Das heisst, dass ein Online-Treffen nicht zu lange dauern sollte, damit die Teilnehmenden «bei der Stange bleiben». Ausserdem gehört eine gute Vorbereitung dazu. Nicht nur der Termin muss abgestimmt und die Einladungen verschickt werden. Es empfiehlt sich, vorher eine Agenda festzulegen, so dass sich jeder auf das, was besprochen oder bearbeitet werden soll, vorbereiten kann. Im Anschluss an das Meeting sollten die Ergebnisse zusammengefasst und allen zur Verfügung gestellt werden.
Idealerweise führt ein Moderator durch das Gespräch. Das ist auch deswegen anzuraten, damit nicht alle gleichzeitig reden. Gerade bei Videokonferenzen kann so etwas schnell belastend wirken. Wenn es dann noch zu Verzögerungen bei der Übertragung kommt, ist ein Durcheinander vorprogrammiert. Überhaupt sollte die eigene Umgebung so ruhig wie möglich sein. Dennoch kann es zu Störungen kommen. Etwa, falls jemand derzeit Kinder zuhause betreut oder die Technik mal nicht mitspielt. Eine gute Portion Gelassenheit und Humor helfen dann eher, als Frust und Ungeduld.
Auf jeden Fall gilt für ein virtuelles Gespräch dasselbe wie für ein persönliches. Dazu gehört neben einer angemessenen Begrüssung und Aufmerksamkeit für die Gesprächspartner auch der Blickkontakt. Dabei hat man im Videochat direkten Blickkontakt nur, wenn man in die Kamera schaut. Experten raten, die unmittelbare Umgebung frei von unnötigen Gegenständen zu halten und einen farblich möglichst neutralen Hintergrund zu wählen. Das gilt genauso für die Kleidung. Ob man sich nun businessmässig anzieht, hängt sicherlich von der Situation ab. Während es bei einer Teambesprechung schon einmal legerer zugehen kann, ist gepflegte Kleidung bei Kunden- oder Bewerbergesprächen ein Muss.
Wie sicher ist die Videokonferenz?
Darüber hinaus gibt es beim Thema Videokonferenz noch einen weiteren, bedeutsamen Aspekt – die Sicherheit. Ausgerechnet der Marktführer «Zoom» ist jüngst wegen Sicherheitslücken negativ in die Schlagzeilen geraten. Um Risiken so gering wie möglich zu halten, wird gerade im Business-Bereich empfohlen, eben nicht auf kostenlose Tools zu setzen. Denn einerseits gelten die Lizenzen für die kostenfreie Nutzung nicht unbedingt für geschäftliche Zwecke. Andererseits haben die kostenpflichtigen Varianten meist bessere Sicherheitsstandards.
Jedenfalls sollte die Datenübertragung immer verschlüsselt erfolgen. Dabei sind passwortgeschütze, abschliessbare Meetingräume mit Zutritt nur für registrierte Nutzer genauso wichtig, wie die Absicherung der Endgeräte. Zudem sollte man prüfen, welche Daten der Anbieter über die Teilnehmenden selbst sammelt, speichert und gegebenenfalls weitergibt. Lassen sich die Sicherheitseinstellungen des verwendeten Tools individuell anpassen? Manch eines zeichnet nämlich Audio- oder Videodaten automatisch auf. Auch wenn man Bildschirminhalte und Dateien teilt, ist Vorsicht geboten. Alles, was nicht unmittelbar mit dem Gespräch zu tun hat, hat hier nichts verloren.
Sind Videokonferenzen die Zukunft?
Obgleich Online-Meetings gerade boomen – sie haben ihre Berechtigung auch ohne Krise. Immerhin sparen sie Zeit und Geld. Niemand muss Anfahrtswege in Kauf nehmen. Teure Geschäftsreisen und Hotelübernachtungen können entfallen. Weniger Autofahrten und Flüge schonen die Umwelt. Natürlich ist es schön, sich persönlich zu sehen und vieles lässt sich von Angesicht zu Angesicht einfach besser bereden. Trotzdem kann die Videokonferenz eine sinnvolle Alternative oder Ergänzung sein. Vor allem, wenn sich Arbeitsmodelle, wie Remote Work, weiter durchsetzen. Und wie heisst es so schön – man gewöhnt sich an alles. Warum also nicht auch an den (gelegentlichen) Videochat im Berufsleben?
