Was ist Bewerbermanagement?
In der Vergangenheit reichte es aus, Stellenanzeigen in den Printmedien zu schalten und einige Zeit abzuwarten, bis die Bewerbungen eintrafen. Nach Sichtung der Bewerbungsmappen und einigen Vorstellungsgesprächen entschied man sich schließlich für den Bewerber, der am besten zu der ausgeschriebenen Stelle passte. Im digitalen Zeitalter und in Zeiten des Fachkräftemangels sowie des demografischen Wandels reichen die zuvor genannten einfachen Maßnahmen nicht mehr aus. Ein professionelles Bewerbermanagement hilft dabei, den passenden Bewerber zu finden, den Prozess zur Personalgewinnung zeitlich zu verkürzen und Kosten zu reduzieren.
Manch ein Arbeitgeber fragt sich vielleicht, was ist Bewerbermanagement und warum diesem Begriff in diesem Zusammenhang plötzlich so eine große Bedeutung zukommt. Ein Bewerbermanagementsystem ist die moderne Variante des Personalmanagements, die auch als E-Recruiting bezeichnet wird. Die Personalverantwortlichen setzen nicht nur entsprechende Software-Systeme ein, in der die eingehenden Bewerbungen verwaltet werden, sondern gleichen auch Kompetenzen ab. Ein professionelles Bewerbermanagement gestaltet den gesamten Recruiting-Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung des neuen Mitarbeiters übersichtlich und kostensparend.
Das oberste Ziel besteht darin, offene Stellen schnellstmöglich mit qualifiziertem Personal zu besetzen. Das Bewerbermanagementsystem bietet den Vorteil einer Schnittstelle für das gesamte Unternehmen. Denn oft sind nicht nur die Personalverantwortlichen und die Geschäftsführung in den Bewerbungsprozess eingebunden, sondern auch die Bereiche für die neuen Mitarbeiter anzuwerben sind. Um die Reichweite der Stellenanzeigen zu vergrößern, sollten diese nicht nur in Jobbörsen und beim Arbeitsamt erfolgen. Soziale Netzwerke wie Facebook und Twitter sowie Karrierenetzwerke wie Xing und LinkedIn sind unverzichtbare Wege, um die gewünschten Zielgruppen zu erreichen.
Die Vorteile eines modernen Bewerbermanagements
Das Bewerbermanagement bietet Unternehmen den Vorteil der effizienten Personalbeschaffung. Eingehende Bewerbungen werden erfasst und bearbeitet und die Dokumente einer ersten Prüfung unterzogen. Anschließend erfolgt die Weiterleitung an die für die Stellenausschreibung verantwortlichen Personen. Bereits vor der weiteren Auswertung erhalten die Bewerber eine Empfangsbestätigung. Dieser Schritt zeigt eine entsprechende Wertschätzung, die es in dieser Weise früher nicht gab, da sich kein Unternehmen die Mühe machte, den Empfang der Bewerbungsmappe auf dem Postweg zu bestätigen. Im nächsten Schritt erfolgen die Auswertung und das Abgleichen von Kompetenzen. Der Arbeitgeber hat so die Möglichkeit festzustellen, welche der Bewerber am besten zu der ausgeschriebenen Stelle passen. Nach dem Abgleichen der Bewerberprofile werden die Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Eine weitere Wertschätzung besteht dahingehend, dass abgelehnte Bewerber eine Absage bekommen, was in Zeiten der analogen Bewerbungsmappen nicht immer der Fall war.
Was ist Bewerbermanagement und Employer Branding?
Ein modernes Bewerbermanagement ist gleichzeitig Employer Branding, mit dem die eigene Arbeitgebermarke gegenüber der gewünschten Zielgruppe gestärkt werden soll. Wichtig ist, sich als moderner Arbeitgeber zu präsentieren und den Bewerbern den damit verbundenen Mehrwert aufzuzeigen. In der Vergangenheit bewarben sich die Arbeitnehmer bei den Arbeitgebern, heutzutage sieht die Situation dagegen ganz anders aus. In Zeiten des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels sehen sich die Unternehmen einem „War for Talents“ ausgesetzt. In diesem „Krieg um die besten Köpfe“ müssen Unternehmen stets schneller sein als ihre Mitbewerber. Daher bewerben sich die Arbeitgeber bei den Arbeitnehmern, um ihnen zu zeigen, dass es sich eine Anstellung bei ihnen lohnt.
Ein innovatives Bewerbermanagementsystem ermöglicht bereits während des Bewerbungsprozesses eine zeitnahe und persönliche Kommunikation, die im analogen Zeitalter undenkbar war. Zu dieser Zeit dauerte es nicht selten mehrere Wochen bis Bewerber darüber informiert wurden, ob sie in die engere Auswahl kamen oder nicht. Wichtig ist eine Kommunikation auf Augenhöhe, die den Bewerbern in jeder Phase des Bewerbungsprozesses Wertschätzung entgegenbringt und für ein positives Erlebnis sorgt, selbst wenn eine Absage erfolgt. Denn Bewerber sind auch Multiplikatoren, die eine positive Erfahrung mit dem Wunscharbeitgeber auf Portalen für Arbeitgeberbewertungen sowie im Freundes- und Bekanntenkreis weitergeben. Durch diese zeitnahe Kommunikation wird ein gewisser Bindungseffekt erreicht, denn Unternehmen verhindern in der Wartephase, dass sich potenzielle Mitarbeiter der Konkurrenz zuwenden. Schnellstmögliche Antworten bringen die Bewerber auf den aktuellen Stand des Auswahlprozesses und ermöglichen einen darüberhinausgehenden Informationsaustausch.
Fazit: Deutliche Zeitersparnis im Bewerbermanagement
Ein Bewerbermanagementsystem spart Kosten und vor allem Zeit. Durch den automatischen Abgleich von Kompetenzen erfordert die Sichtung der Unterlagen lediglich einen minimalen Zeitaufwand. Der administrative Aufwand verringert sich deutlich und alle wichtigen Schnittstellen werden geschaffen. Ein innovatives Bewerbermanagementsystem präsentiert das Unternehmen als gut organisierten Arbeitnehmer, der seinen Mitarbeitern Wertschätzung entgegenbringt und für den man gerne arbeitet. Entscheidungen werden besser und schneller gefällt und die Personaleinstellung beschleunigt. Neben dem Einsatz einer effizienten Software sollten Arbeitgeber bei aller Begeisterung für die eigene Innovationsfähigkeit die Intuition und Menschenkenntnis nicht außer Acht lassen. Denn selbst angesichts der besten Auswahl passender Mitarbeiter über das Bewerbermanagementsystem dürfen menschliche Aspekte nicht vergessen werden. Passt ein potenzieller Mitarbeiter aufgrund seiner Eigenheiten und Charakters nicht in das bestehende Team, kann dies zu Problemen führen, die die Vorteile des Bewerbermanagements schnell aushebeln.
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