Workforce Management – Personaleinsatz optimieren
Globalisierung, Digitalisierung und ein Arbeitsmarkt im Wandel verlangen von Unternehmen ein hohes Mass an Agilität und Flexibilität. Sie müssen ihre Ressourcen und Prozesse jederzeit an sich ändernde Bedingungen anpassen können. Das gilt besonders bei der Personalplanung und beim Personaleinsatz. Denn für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit braucht es schliesslich auch die richtigen Mitarbeiter in ausreichender Zahl zu den passenden Bedingungen, damit sensible Arbeitsabläufe nicht ins Stocken geraten. In diesem Zusammenhang spielt das Workforce Management eine entscheidende Rolle.
Workforce Management (kurz: WFM) heisst ins Deutsche übersetzt soviel wie Verwaltung bzw. Steuerung von Arbeitskräften (= Workforce). Gemeint ist damit der strategische Umgang mit Personal in einer Weise, dass ein Unternehmen in der Lage ist, seine Belegschaft effektiv und effizient einzusetzen. Sehr oft wird WFM mit Personaleinsatzplanung gleichgesetzt, aber es reicht darüber hinaus. Vielmehr handelt es sich um ein umfassendes, ganzheitliches System zur Steuerung des Personalbedarfs im Hinblick auf die Optimierung von Arbeitsprozessen und damit der Steigerung der Produktivität. Wichtige Bestandteile des Workforce Managements sind:
• Analyse und Planung von Personalbedarf
• Ermittlung und Optimierung der Personalstruktur
• Kapazitätsplanung anhand von Personalbedarf und Arbeitsaufkommen
• Personaleinsatzplanung
• kurzfristige Personalsteuerung
• Arbeitszeitmanagement
Workforce Mangement hat zum Ziel, ein Unternehmen beim Personaleinsatz so flexibel aufzustellen, dass gemessen an den Unternehmenszielen sowie an der jeweiligen Markt- und Auftragslage genügend Mitarbeiter mit den notwendigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am passenden Ort zur Verfügung stehen. Es geht weiterhin darum, Leerlaufphasen und teure Personalüberhänge zu vermeiden, also auch Personalkosten planbar zu machen und in der Balance zu halten.
Dazu muss das WFM verschiedene Prozesse unter Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen – wie zur Arbeitszeiterfassung, Urlaub oder zu Arbeitssicherheit und Datenschutz – synchron miteinander verknüpfen. Das reicht von Bedarfsanalyse und Budgetierung über die Einsatzplanung aus qualitativer und quantitavier Sicht, über das Arbeitszeitmanagement bis hin zum Controlling und möglichst genauen Zukunftsprognosen. Im Mittelpunkt steht dabei immer die wertvolle Ressource Mensch.
Das Arbeitsleben hat sich in den den vergangenen Jahren rasant verändert. Zugleich sind die Märkte unbeständig geworden. Starke Konkurrenz, Krisen und Fachkräftemangel tun ihr Übriges, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen auf eine harte Probe zu stellen. Nur wenn es ihnen gelingt, ihre Prozesse rasch an neuen Gegebenheiten auszurichten, werden sie zukunftsfähig bleiben. Die Mitarbeiter als unverzichtbarer Bestandteil der Wertschöpfungskette sind ein fundamentaler Aspekt für unternehmerische Erfolge.
Als zentrales, datengestütztes Steuerungselement kann das Workforce Management Unternehmen dabei helfen, ihren HR-Bereich bedarfsgerecht zu optimieren. Denn anhand von Personaleckdaten, Arbeits- und Fehlzeitenanalysen, Fluktuations- und Produktivitätsraten liefert es wichtige Kennzahlen, die die Grundlage für kurz-, mittel- und langfristige Personalentscheidungen bilden. Durch die Auswertung der Kennzahlen werden Schwachstellen, Chancen und akuter Handlungsbedarf transparent.
Der HR-Bereich ist von unterschiedlichen Prozessen geprägt. Personalbeschaffung, Personalverwaltung, Personaleinsatzplanung und Personalentwicklung sind nur einige davon. Für eine effektive und effiziente Personalwirtschaft müssen die einzelnen Elemente nahtlos ineinandergreifen, was sich ohne digitale Unterstützung kaum umsetzen lässt. Ein Workforce-Management-System bzw. eine Software erlaubt es, Daten zu den Aktivitäten der einzelnen Bereiche zentral zu erfassen, miteinander zu verbinden sowie zu analysieren und Handlungsweisen ohne grossen administrativen Aufwand aufeinander abzustimmen. Auf diese Weise entsteht ein transparentes, umfassendes Bild zum Status Quo und es können Prognosen für die Zukunft abgeleitet werden. Es gibt verschiedene WFM-Methoden und auch diverse Software oder Tools, die bestimmte Kernfunktionen erfüllen:
Anhand der durch die WFM-Software erhobenen Daten kann beispielsweise ermittelt werden, zu welchen Zeiten Mitarbeiter am wenigsten ausgelastet sind und wann sie an ihre Kapazitätsgrenzen stossen. Dementsprechend lassen sich anhamd des tatsächlichen Arbeitsanfalls und in Abstimmung mit den Mitarbeiterbedürfnissen flexible Arbeitszeitmodelle entwickeln. Insgesamt betrachtet führt digitales Workforce Management zu einer besseren Auslastung von Ressourcen und steigert auch die Mitarbeiterzufriedenheit, weil diese ihren Fähigkeiten entsprechend zielgenau eingesetzt werden können und so weder Über- noch Unterforderung ausgesetzt sind.
Ihre Flexibilität können Unternehmen durch den Einsatz temporärer Arbeitskräfte weiter erhöhen. Die Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister entlastet die eigene Personalabteilung und verhilft bei Engpässen und steigendem Personalbedarf schnell und zielgerichtet zu passenden Mitarbeitern. Sämtliche administrative Aufgaben übernimmt der Verleiher. Dieser muss nicht nur in der Lage sein, den Kunden die benötigten Arbeitskräfte jederzeit – manchmal sogar innert weniger Stunden – zur Verfügung zu stellen, sondern darüber hinaus Verträge rechtskonform abzuwickeln sowie seine Mitarbeiter umfassend zu betreuen. Das bedeutet auf Seiten der Temporär-Firmen einen grossen Organisationsaufwand.
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Diesen Aufwand können Personaldienstleister durch ein eigenes gut aufgestelltes Workforce Management reduzieren, indem sie ihre Prozesse in einem entsprechenden System abbilden und zusammenführen. Digitale Arbeits- und Einsatzpläne liefern Echtzeit-Daten zur Personalverteilung und verfügbaren Mitarbeitern. Zeiterfassungs-Tools erlauben eine transparente Darstellung geleisteter Arbeitsstunden, was unter anderem die Abrechnung gegenüber Kunden erheblich vereinfacht. Durch die Implementierung von Employee Self Services können zudem Mitarbeiter direkt mit eingebunden werden. Für Personaldienstleister ist es in einer sich stetig wandelnden Arbeitswelt wichtig, selbst so flexibel wie möglich aufgestellt zu sein. Digitales Workforce Management kann hierzu der entscheidende Schlüssel sein.
Beitragbild: pixabay.com // Gerd Altmann
